Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công kết hợp cùng với phần mềm quản lý có các chức năng chính như sau:
- Ghi nhận thời gian ra – vào của từng nhân viên
- Lập các báo cáo về tổng thời gian làm việc, thời gian đi muộn, về sớm có hoặc không có lý do, nghỉ làm có hoặc không lý do,
- Báo cáo thời gian làm ca, làm thêm giờ.
- Quản lý nhân sự như: phân quyền cho một số người làm ca, làm thêm giờ.
- Nếu người không được phép làm ca hoặc thêm giờ thì phần mềm cũng không ghi nhận khi quẹt thẻ.
- Lưu hồ sơ cá nhân, hoàn cảnh gia đình, quá trình đào tạo công tác, khen thưởng – kỷ luật…
Việc quản lý và chấm công được thực hiện theo nguyên tắc:
- Người nhân viên phải quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, phần mềm sẽ tự tính toán thời gian: bắt đầu thời gian làm việc, nghỉ trưa, hết giờ nghỉ trưa, hết giờ làm việc…
- Hệ thống sẽ ghi lại thời gian và trạng thái quẹt thẻ và lưu trữ vào bộ nhớ của thiết bị.
- Các thông tin này sẽ tự động vào phần mềm để tính toán tổng hợp các báo cáo cần thiết cho việc chấm công và quản lý nhân sự.
- Hệ thống chấm công và quản lý nhân sự là một công cụ rất hữu ích cho người quản lý giúp cho việc quản lý nhân viên được dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.
- Căn cứ vào các báo cáo của phần mềm, người quản trị sẽ có được các thông tin chính xác và sẽ có những biện pháp xử lý thích hợp.